Information zur Datenverarbeitung

Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten für Eltern und für private Projektpartner

1. Einleitung

Mit Bezug auf die Bestimmung des Art. 13 der europäischen Datenschutzgrundverordnung und mit Bezug auf jene personenbezogenen Daten und sensiblen personenbezogenen Daten, welche aufgrund des Vertragsverhältnisses in die Verfügbarkeit der Sozialgenossenschaft „Die Kinderfreunde Südtirol“ gelangen, erfahren Sie hier, welche personenbezogenen Daten „Die Kinderfreunde Südtirol“ erfassen, um das Vertragsverhältnis mit Ihnen abzuwickeln, zu welchem Zweck und auf welche Weise diese Daten verarbeitet werden, und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

2. Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Alleiniger Verantwortlicher, welcher über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, ist die

Obfrau Sonja Weis
in ihrer Eigenschaft als gesetzliche Vertreterin der Sozialgenossenschaft „Die Kinderfreunde Südtirol“
mit Sitz in Rienzfeldstrasse Nr. 30, 39031 Bruneck
E-Mail: info@kinderfreunde.it - PEC: kinderfreunde@legalmail.it
Fax: 0474/414 031
Mwst. Nr. und Steuernummer: 02611570215

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden nur innerhalb der geltenden gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet zum Zweck, das Betreuungsverhältnis oder Projekt abzuwickeln.

Weiters werden die Daten verwendet, um

• die geltenden buchhalterischen und steuerrechtlichen Bestimmungen zu erfüllen
• weitere gesetzliche Bestimmungen zu erfüllen
• Meldungen, Ansuchen, Gesuche an die öffentliche Verwaltung und an private Kooperationspartner zu tätigen
• Bestellungen bei öffentlichen Zulieferern und Privaten durchzuführen.

Eine Veräußerung an Dritte ist ausgeschlossen. Eine Weitergabe an Dritte wird nur insoweit erfolgen, als dies durch die gesetzlichen Bestimmungen vorgeschrieben, oder für die Abwicklung des Betreuungsverhältnisses erforderlich ist.

Folgende personenbezogenen Daten der Eltern und des Kindes werden erhoben und verarbeitet:

• Name
• Titel
• Adresse
• Telefonnummer
• Emailadresse
• Geburtsdatum
• Steuernummer
• Staatsangehörigkeit
• Fotos des Kindes während der Betreuung

Weiters werden nach Entstehen eines Vertragsverhältnisses während der Phase der Betreuung von unseren Mitarbeitern Beobachtungen zur Entwicklung des Kindes, zu dessen Vorlieben und Schwierigkeiten, zu möglichen Defiziten und Besonderheiten getätigt. Diese Daten sind für die einzelnen Mitarbeiter der Betreuungseinheit zugänglich sowie für die pädagogischen Mitarbeiter der Kinderfreunde Südtirol.

Diese Daten leiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen und spezifischen Zustimmung an Dritte, wie zum Beispiel Schule, Kindergarten, Sozialdienste, an das Gericht weiter.

Diese Daten teilen wir mit den Eltern des Kindes entweder gemeinsam oder getrennt, außer es liegt eine anderslautende richterliche Verfügung vor.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Betreuungsverhältnis erforderlich.

Zur Verarbeitung der Gesundheitsdaten Ihres Kindes benötigen wir Ihre ausdrückliche Zustimmung, die sie jederzeit widerrufen können. Tritt der Widerruf ein, können wir das Vertragsverhältnis mit Ihnen nicht abschließen und/oder nicht weiter aufrechterhalten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt zum Zweck,

• sie auf eine Warteliste geben zu können
• mit Ihnen einen Betreuungsvertrag abzuschließen
• Ihren Namen und Kontaktdaten, sowie den Namen des Kindes in den einzelnen Betreuungseinheiten zu deponieren und unseren Mitarbeiterinnen zugänglich zu machen
• die Kontaktdaten in unsere Firmenmobiltelefone zu speichern
• Ihr Kind in der Betreuungseinheit identifizieren zu können
• notwendige Meldungen an private und öffentliche Dritte tätigen zu können, welche mit dem Betreuungsverhältnis zusammenhängen
• zur Kontaktaufnahme mit Ihnen
• zur Rechnungslegung und zum Inkasso
• bei Notfällen, zur Weiterleitung Ihres Kindes in das Krankenhaus.

Die Verweigerung, die oben angeführten Daten zur Verfügung zu stellen, bzw. die ausdrücklich vorgesehene Zustimmung für die Verarbeitung zu geben, führt dazu, dass das Vertragsverhältnis nicht zustande kommen kann.

Es wird keine Werbe- und Marketingtätigkeit mit Ihren Daten durchgeführt. Während der Betreuung können Fotos von den Kindern angefertigt werden, welche zur Dokumentation der Tätigkeit verwendet werden. Fotos, auf welchen Ihr Kind abgebildet ist, können auf
Online- oder Printmedien des Arbeitgebers, der öffentlichen Verwaltung oder von Kooperationspartnern veröffentlicht werden. Durch die Veröffentlichung werden keine Ansprüche in welcher Art auch immer begründet.

4. Arten der Verarbeitung

Die erhobenen Daten werden in Papierform und in digitaler Form gespeichert, verarbeitet und archiviert. Dabei wird gemäß der Bestimmung des Art. 32 GDPR unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art, des Umfanges, der Umstände und dem Zweck der Verarbeitung
geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gesetzt.

Profiling als spezifische Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten wird nicht vorgenommen.

5. Weitergabe an Dritte - Auftragsverarbeiter

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, außer

• Wirtschafts- und Steuerberater, zur Erfüllung unserer steuerrechtlichen Verpflichtungen
• an die öffentlichen Verwaltungen und Behörden, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist
• an die öffentliche Verwaltung, Behörden und Kooperationspartner, wenn dies für die Abwicklung der Betreuungstätigkeit in den Betreuungseinheiten und für die Abwicklung von Betreuungsprojekten notwendig ist
• an Kreditinstitute, mit denen wir Geschäftsbeziehungen unterhalten
• an all jene natürlichen und/oder juristischen, öffentlichen und/oder privaten Personen (zum Beispiel Rechtsanwalt, Gerichte, Gemeinde, Handelskammer usw.), wenn sich die Weiterleitung als notwendig oder zur Ausübung unserer Tätigkeit erforderlich erweist.

Wenn wir einen externen Auftragsverarbeiter beauftragen, sind wir für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten weiterhin verantwortlich. Diese Auftragsverarbeiter haben sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen uns gegenüber
verpflichtet. Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art 28 DSGVO abgeschlossen.

6. Dauer der Verarbeitung

Werden die Daten für eine Vormerkung/Voranmeldung erfasst, speichern wir diese Daten maximal ein Jahr. In der Folge verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Ihre Daten bis zum Ablauf der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, bzw. so lange bis der für die Daten Verantwortliche anderen gesetzlichen Bestimmungen unterliegt, welche die Aufbewahrung vorschreiben oder notwendig machen.

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust oder Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, gemäß Artikel 32
der Datenschutz-Grundverordnung. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend des technischen Fortschritts fortlaufend verbessert.

8. Ihre Rechte als Betroffene bzw. Betroffener

Sie können nach der Datenschutz-Grundverordnung folgende Rechte geltend machen:

• Widerruf: gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht die Zukunft nicht fortgeführt wird
• Auskunft: gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen
• Berichtigung: gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• Löschung: gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und Vorschriften, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist
• Einschränkung der Verarbeitung: gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Diese Daten werden ab dem Einschränkungsantrag nur mehr mit individueller Einwilligung oder zur Geltendmachung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen verarbeitet.
• Einsicht und Übertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und lesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen
• Widerspruchsrecht: Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Beschwerderecht: gemäß Art. 77 DSGVO bei Verstoß gegen nationales oder europäisches Datenschutzrecht bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde, welche in Italien zum Schutz Ihrer Rechte eingerichtet wurde, wenden.

Geltendmachung Ihrer Rechte: Um eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend zu machen, nutzen Sie bitte folgende Kontaktmöglichkeiten:
E-Mail an: info@kinderfreunde.it
PEC an: kinderfreunde@legalmail.it
Brief an: Sozialgenossenschaft „Die Kinderfreunde Südtirol“,
Rienzfeldstraße 30, 39031 Bruneck

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Stand 01.01.2022